ねえねえ「仕事ができる」って、具体的に、どうゆう事なんだろ?

経営のお悩みは、大体、ヒト、モノ、カネのどれかでございまして、僕の場合は「カネ」の専門家なのですが、そうはいっても、「ヒト」の問題というのは、物事の本質であることが多く、お客様から、こんな感じで聞きます。

 

「あいつは仕事ができる」

「あいつは仕事ができない」

 

と。でもね、よくよく考えてみると、この2つを区分する基準ってのは、具体的に何なんでしょうか?

僕自身の問題でもあるし、実は、経営者ご本人が問題だったりするので(笑)僕なりに、考えてきたことを、披露してみたいと思います。

 

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ざっきーです、経営者専門の保険屋で、大好きな人にお節介を焼いて、その方の事業価値を向上させて、経営者の皆さんを取り巻く様々なリスク(不確実性)から、お守りするのが仕事です。

そして、僕自身も金融機関の正社員でありながら、報酬はフルコミッションという立場なので、自分自身を客観視して、仕事ができないと破たんする(笑)という状況で生活をしております。

 

そんな状況なので、人があまり考えなことを突き詰めないと、生きてけない(笑)ちょっと、分かりにくいかもしれませんが、経営者の皆様の、何らかのヒントになればと思い、書いてみますね。

 

「仕事」というものを、分解してみます

 

悩んだり、現状分析する時に、良くやる方法なのですが、物事ってのは、いろんな要素が組み合わさってできていますので、要素ごとに分解してみるという手法があります。

僕的には、定義の因数分解って呼んでいますが(笑)

 

では、「仕事」という言葉を、まず要素に分解してみますね。

 

まず、基準として、「仕事とは」ということで、定義づけを行います。

僕の定義としては、仕事とは、基本的に「問題解決」であると定義します。

 

まあ、何らかの問題があるから、ヒト、モノ、カネを掛けて、それを解決する事を目的とした仕組みが会社であり、ヒトが、そこに雇われ、報酬を支払われる理由が、誰かの問題解決をすること、ですよね。

 

そして、この問題解決までのプロセスそのものを「仕事」と呼んでいますから、このプロセスを分解していけばいいんじゃないかと思うんです。

僕なりの解釈は、次のプロセスです。

 

1)問題を解決するための、課題の発見

2)その課題を、さらに小さな課題に分解する

3)そして、取り組むべき課題の数量設定をする

4)ここまで来て、はじめて課題の具体的な解決方法を考える

5)解決方法を実行するのに必要な、仕組みや、環境を整える

6)その解決までの期限と、想定できるアウトプットを決める

7)実行しながら、すり合わせを行い、調整を掛けていく

8)結果、最終的なアウトプットという成果物となる

 

よく言われるPDCAって、僕から見ると曖昧すぎるんですよね。

再現性がないというか、分かる人は勝手にやっちゃうんですけど、同じ業務内容を、ある一定の水準を維持して行うってのは、このぐらい、細かく意識する事で、できるようになるんじゃないのかな?って思うんです。

 

だってさ、1)が、予算を達成する、だったとすると、どの商材をとか、単価なのか、数量なのかとか、かなり細かくやんないと、ブラック企業同然の「売上上げろ、利益出せ、予算達成しろ、できなきゃ帰るな」と同じことを言ってるように思うんですよね。

8)の結果につながるためには、これぐらい細かく、業務プロセスを分解して、落とし込まなきゃ、従業員さんや、経営者ご本人も、できないと思うんだよね。

 

だって、僕、これぐらい細かくやんないと、まいっか、何とかなるかって、手を抜くし(笑)、ラッキー、アンラッキーで業績が大きくブレるし(笑)、気合や、意識で仕事ができるようになる、何てことありえないから(笑)

 

もし、そうだったとすると、みんな宗教家になるよね、ごめんちゃい、話がずれました。

 

実際に、この8ステップに、問題解決することを落とし込んで、そのサイクルを回していけば、何らかの成果にはつながるはずなのです。

まあ、もっと簡単に言えば、これらの問題解決のための要素を、間違いなく、素早く回すことができれば、それが、一般的に「仕事ができる」と言われる事が多いように思います。

そう、問題解決の要素の把握をして、ミスがないように、素早く回す、というイメージです。

 

いかがでしょうか?

この逆って、問題解決に向かわないことをやって、間違いが多く、無駄が多く、遅いってのは、これこそ、「仕事ができない」って言われる要素じゃないでしょうか?

 

あのね、この話、何もクリエイティブワークの話じゃないっす。

アイデアを出すとか、イノべーティブなこと発想するとか、そうゆう話じゃないっす。

そうゆう創造的な仕事じゃなくって、ほとんど大部分の仕事ってのは、要素に分解した場合は、それを回していくというオペレーションの話ですから、その視点での「仕事ができる」「仕事ができない」って話なので、間違えないでね。

 

「仕事ができない」ひとを、できるようにするには

 

まあ、僕もそうだったし、いろんな方と、社内だけでなく、お客様の会社にかなり入っての仕事となる事もあるので、気付く訳なんですけどね。

それじゃあ、仕事できないって言われちゃうポイントって、3つぐらいあるんです。

だってさ、先の「問題解決のための、課題の発見」については、ほとんどの場合、会社が与えてるんですよね。だから、ここを間違えるってことはなくて、2)以降のプロセスでのミスが発生しているってことに気付きます。

 

ポイント1:優先順位を決めて、2対8の法則を使う事

 

まず2)の、課題を分解して、小課題を設定するのですが、優先的に取り組むべき課題の設定の仕方が間違ってしまっているケースがほとんどだったりします。

これ、実は、めちゃ多い(笑)

 

こうやって書くと、何か難しそうな話なんだけど、例えば、社長や、上司が、何か思い立って「あれやっといて」とか、「こっち先にやって」とか言われた場合とか、、、

それ、今やる場合かとか、疲れている時にこんな遅い時間からする?とか、何で急ぎじゃないそれからするかな?とか(笑)って話です。

これ、ご存知の方も多いかと思いますが、「優先的に」というのがキーワード!

まあ、2対8の法則ってのがあって、課題の解決については、何も全部やんなくても、20%をやっておけば、課題の残り80%は概ね解決していることが多いんですよね。

だからこそ、20%まで解決できたのであれば、80%は労力をかけすぎないで、ほどほどにしておくことが大事、という考え方です。

twenty eighty(20:80)って、外資系ではよく使われるフレーズです。まあ20%はやらないと、パフォーマンス悪いって言われますけどね(笑)

 

ポイント2:仕組みづくりと、環境の整備

 

かっこつけて言うと、アロケーションって言います。

簡単に言えば、他人の力を上手く使う、つまり、業務そのものに、レバレッジを掛けること。

もっと、分かりやすく言うと、誰でもできる仕事は、まるっと「投げる」ってことです(笑)

 

これって、社長とか、上司だけの話じゃなくて、周りをうまくのせて「立ってるものであれば、親でも使え」ってことわざ通り、他力をつかって、自分の業務にレバレッジを掛ける事です。

 

この、仕組みづくりと、環境の整備のポイントは、以下の点を注意すれば、意外とうまくいきますし、仕事が回ります。

 

1)仕事を振る人を選ぶ

2)アプトプットして欲しい、モノやコトの、イメージをすり合わせておく

3)期限や期日を設定する

4)時々声を掛けて、経過を観察する

5)完了時に、何が何でも感謝の言葉を掛ける

 

かな。

 

「仕事を振る人を選ぶ」ってのは、これは部下もですが、上司や、仲間もうまく使うのがいいと思います。

使うっていうと語弊あるけど、仕事上の上司とか部下ってのは、単なるポジションですよね。

うまくできる人を乗せて行うってのもいいことだし、感謝や、コミュニケーションというのは、いいことですよね。

 

他人の、承認欲求を満たしますから、それを利用するってのは、ちょっと口が悪いけど、活用させていただくとしたら、いいんじゃないかなって思うんです。

 

僕の場合も、一番大事にしているのは、バックオフィスのクラークの皆さんです(笑)

彼女たちが間違えたら、悪いのは僕、うまくいっても、なんでも、ありがとう、さすがだわー、早いわー、ってな感じで、旅行に行って買ってくるお土産は、全部、彼女たちへですから。

お土産とか、飲み屋のおねいさんとかに、買ってきた事ないな(笑)

 

それと、アウトプットのイメージのすり合わせが、とっても大事です。

 

良くあるのが、依頼しておいて、作業してもらったのに「これ言ったものと違うじゃん」は、最悪です。これあかんです。

こうなると、お互いに不幸でしかないので、中間報告や、すり合わせは、めっちゃ大切です。

 

また、業務を振った場合、「期限や、期日の設定」をしないとアウトプットは出てきません!

 

誰もが、業務を抱えているので、どれから先にやるかと言ったら、期限前の業務になるわけです。

「なるはや」というのは最悪、仕事できない人の典型って思われますので、やめたほうがいいと思います。それと、もうできているかな?も、やめましょう!信用してねえのか!ってことですからね(笑)

 

そして最後に、「たまに突っつく」これが大事です、コミュニケーションそのものですね。

まあ、業務を振られると、ご自身の業務よりは真剣さが低い訳なので、業務の優先度は下がりますよね。

これは、仕事の一部だと思って行うべきと、捉えたほうがいいのかもしれません。

 

まあ、能力の低い上司は、概ね指示が「曖昧」ですので、経営者の皆さんはそこをチェックしたほうがいいですよ。それが理由で、部下が「仕事ができない」のだとしたら、それは、経営者としてはたまったもんじゃないですよね!

 

ポイント3:業務そのものが遅い

 

仕事が遅い人は、「仕事ができない」と言われてしまいます。でも、これも、詳細に観察していると見えてきますが、概ね「時間の配分」の問題です。

本来、時間を掛けるところに時間掛けておらず、時間を掛けるべきではないところに、時間をつぎ込んでいます。

 

改善方法は、とっても簡単です。僕が実践しているのは、下記の2点です。

 

1)5分以内にすむ業務は、躊躇しないで、さっさとやる

2)嫌な業務は、ささっと行い、絶対に日をまたがない

 

ね、さっさとやる!これに尽きます!コーヒーを飲む、みんなでランチに行く、業務途中では中座しません。メールとかは、できるだけ直ぐ返します。電話もすぐします。これ、大事ね!

まあ、こうやって振り返ってみますと、自分もできてない事、まだまだあるなって。

でもでも、新人の方の業務見直しなどしている時に、ちゃんと分解すると本当に、分かりやすいなと思って書いてみました。

何かの、参考になれば、嬉しいっす!

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木﨑 利長

木﨑 利長

ざっきー
1968年名古屋市生まれ。金融機関に勤務。クライアントの事業価値を向上させる事を目的とし、仕事を通して取り組んでいます。
化学メーカーの住宅部門に約9年。1999年2月生命保険会社に、ライフプランナーとして参画。
具体的には、上場企業を含む約80社の親密取引先のご縁を中心に、生命保険契約をお預かりしており、財務や資金繰りといった経営課題ついての改善や、売上を伸ばすための営業研修など、お客様の事業価値を向上させるための具体的なソリューションを提供し、経営者の弱音をも受け止められる担当者を目指し日々精進中です。
 (※このブログでの意見は全て個人の意見であり所属する団体の意見を代表するものではありません。)

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